Решения для повышения эффективности управления государственными организациями

Задачи государственных организаций в области повышения эффективности управления

Повышение эффективности государственного управления является одним из условий обеспечения устойчивого социально-экономического развития и повышения благосостояния населения.

Государственные организации постоянно находятся под давлением общественности, ожидающей от них мудрых аргументированных управленческих решений и эффективного распределения ресурсов.

Для них необходимо постоянно видеть картину процессов, взаимосвязей, направлений и  взаимоотношений, чтобы  выделять хорошо функционирующие области и  те, которые нуждаются в совершенствовании. Также, им нужны веские аргументы при инициации реформ, обращении в вышестоящие организации по вопросам бюджета или ресурсов и для диалога с налогоплательщиками.

Поэтому постоянный мониторинг эффективности работы организации в целом, уровня и показателей качества предоставляемых ею услуг, степени выполнения распоряжений правительства и вышестоящих организаций, степени выполнения запросов от других организаций государственного сектора, составляют современный арсенал средств управления государственной организацией.

С каждым годом организации государственного сектора Украины все сильнее ощущают контроль со стороны  мирового сообщества, предъявляющего требования по прозрачности принятия решений и эффективности управления и расходования средств для приема Украины в члены ЕС и ВТО.

• эффективность взаимодействия с гражданами (как юридическими, так и физическими лицами);
• эффективность работы каждой конкретной организации (организация внутренних бизнес-процессов);
• эффективность сотрудничества с другими организациями государственного сектора.

Комплексный подход к решению задач организации

Решение задач организации государственного сектора экономики  по анализу и повышению эффективности работы требует постоянного мониторинга, анализа и обработки огромного количества информации, хранящейся как в печатном, так и в электронном виде, как в простых электронных таблицах, так и в базах данных различного назначения. Без приведения этой информации к единым стандартам хранения и обработки достичь значимых результатов практически невозможно. Класс соответствующих автоматизированных систем, обладающих необходимым функционалом, называется классом систем управления эффективностью (CPM – Corporate Performance Management).

Функциональные возможности CPM-систем поддерживают целый ряд сложных экономических и финансовых методик, которые при своем внедрении требуют доработки и настройки на условия работы и предметную область конкретной организации. В силу этого, в составе работ по проекту присутствуют работы и методического, и технологического консалтинга.

Методологическое обеспечение

Внедрение информационно-аналитических систем является лишь средством достижения цели – повышения эффективности управления организацией. При этом степень достижения данной цели в результате внедрения зависит от качества методологической базы, на которой основывается вся система.

Во-первых, для любой организации очень важно наличие целостной концепции, отражающей подходы к классификации предметной области, требования к уровню аналитики, ключевым показателям и отчетам, методам проведения анализа эффективности. Данная концепция должна отражать требования действующего законодательства и  общее видение руководством организации процессов управления, включающих планирование, контроль, проведение анализа и систему разработки и принятия решений.

Во-вторых, необходимо иметь соответствующую методологическую документацию, четко описывающую алгоритмы расчета показателей, методы консолидации и распределения,  классификаторы отчетов, методы проведения анализа на различных уровнях детализации.

В-третьих, необходимо произвести проекцию разработанной методологии на существующие функции и бизнес-процессы. В результате каждый показатель любого уровня аналитики получает свое отражение в деятельности конкретных людей и подразделений, чем обеспечивается возможность непосредственного влияния руководства на служащих.

В-четвертых, важно разработать и утвердить в организации нормативно-методологическую документацию, детально описывающую движение информационных потоков, обеспечивающих управление; перечень и последовательность действий по осуществлению планирования, учета и анализа, с указанием ответственных лиц, сроков и периодов выполнения тех или иных действий.

Пройдя все вышеописанные этапы построения методологической базы для осуществления процессов управления, организация значительно приблизит ожидаемый эффект от внедрения информационно-аналитической системы.

Информационно-технологическое обеспечение

• хранение информации в разных системах-источниках не позволяет видеть и анализировать деятельность организации в целом (т.н. эффект информационных «островов»);
• для эффективного анализа и расчета ключевых показателей необходимо постоянно сопоставлять данные из разных систем;
• могут иметь место расхождения в информации, получаемой из разных систем;
• в учетных системах регистрация проводится с недостаточной глубиной (аналитикой) и требуется дополнительное ручное ведение информации для получения отчетов в требуемых разрезах;
• аналитические запросы и отчеты создают чрезмерную нагрузку на ИТ-системы и базы данных; из-за этого выполняются только наиболее важные запросы, остальные игнорируются, несмотря на их возможную полезность;
• информация по аналитическим запросам предоставляется с большой задержкой, иногда исчисляемой неделями;
• ограниченный временной горизонт хранения операционных данных.

В конечном итоге, эти ограничения сказываются на эффективности принимаемых решений и деятельности организации в целом.

Система управления эффективностью государственной организации

Система управления эффективностью государственной организации на базе Хранилища данных решает изложенные выше проблемы. Хранилище данных – центральный элемент в такой системе, является единым источником интегрированной корректной информации о деятельности организации, превращая хаос децентрализованного движения информации в строго централизованный и управляемый процесс информационного обслуживания руководителей всех уровней и других организаций государственного сектора.

Специализированные аналитические приложения, как правило, используют данные, находящиеся в Хранилище. Результаты аналитических расчетов, выполненных в аналитических приложениях, также возвращаются для дальнейшего использования в централизованное Хранилище данных.

• Улучшить оперативность и точность отчетности;
• Увеличить доступность данных для конечных пользователей и сократить сроки обработки запросов от других организаций;
• Автоматизировать рутинные операции контроля и подготовки отчетности, перераспределить рабочее время в пользу анализа, подготовки и выработки качественных решений;
• Уменьшить нагрузку на оперативные системы-источники;
• Производить контроль договоров, заявок в режиме реального времени как центрального управления, так и подотчетных ему территориальных представительств и предприятий;
• Производить контроль поступлений и распределения бюджетных средств;
• Проводить мониторинг выполнения постановлений, распоряжений, государственных программ.